CS Polibase Hotel - это программная система для автоматизации гостиниц, мини-отелей, пансионов и пансионатов, объектов санаторно-курортного типа, хостелов, разработанная на основе программной платформы CS Polibase.

Система позволяет повысить эффективность работы предприятия сферы размещения и проживания, увеличивая доходы за счет повышения качества обслуживания гостей и увеличения производительности труда персонала. Применение системы автоматизации уменьшает расходы и неконтролируемые потери за счет полного контроля за работой персонала и расходом материальных ценностей, обеспечивая наиболее оптимальное использование имеющихся ресурсов гостиницы.

Система позволяет улучшить качественные показатели работы предприятия размещения и проживания за счет лучшей координации работы подразделений (служба размещения, портье, администрация, управление номерным фондом, склад, бухгалтерия, руководство и др.) и их комплексного взаимодействия в процессе работы.

Система CS Polibase в многопрофильном режиме работы позволяет интегрировать в одной базе и обеспечивать работу различных служб комплексного предприятия сферы услуг и продаж: проживание, питание, оказание медицинских услуг, кадровый учет, склад и учет материалов, управление клиентами и продажами, а также автоматизировать другие службы, связанные с оказанием услуг клиентам и выполнением работы (например, авторемонт, автомойка, прачечная, прокат, служба быта и т.п.)

Система умеет быстро резервировать номерной фонд, оформлять договоры на проживание, готовить счета и регистрировать оплату, протоколировать работу персонала и осуществлять постоянный аудит за его работой, обеспечивать учет прихода и расхода материалов на складе, вести полный финансовый учет доходов и расходов по подразделениям и предприятию в целом, контролировать выработку и выручку, рассчитывать почасовую и сдельную зарплату персонала, а также готовить исчерпывающие отчеты по всем направлениям работы предприятия.

Система использует одну из наиболее надежных СУБД в мире, обеспечивая при этом быстрый поиск и доступ к любой требуемой информации при соблюдении прав доступа и требований безопасности.

Управление номерным фондом, планирование и размещение гостей

• Графическое представление этажей, номеров и  койко-мест с использованием векторной и растровой графики, что дает возможность отображения состояния и загрузки помещений в реальном времени
• Резервирование номера и койко - места в режимах оформление заявки, бронирования, заселения и выписки гостей
• Оформление необходимых документов, связанных с проживанием и оплатой (договор, счет) по гибко настраиваемым шаблонам
• Одновременное ведение любого количества счетов по гостям с учетом дополнительных услуг и сервисов, которые ему оказываются
• Автоматический расчет стоимости проживания по различным тарифам, в том числе с учетом системы скидок, баллов, подарочных сертификатов
• Контроль и автоматическое списание расходных материалов по номерам
• Расчет с клиентом, прием оплаты в любой форме (наличная, кредитные карты, безналичная и другие)
• Закрытие (блокирование) счета после окончания обслуживания

Управление оплатой

• Формирование счетов на оплату с использованием многотарифных справочников
• Настройка форм оплаты (наличные, безналичные, карты и т.п.)
• Настройка тарифов оплаты
• Настройка скидок
• Учет оплаты в любой форме
• Ведение именных счетов клиентов
• Ведение расчетных счетов организаций
• Ведение семейных счетов
• Возможность работы по предоплате
• Учет авансов и долгов
• Возможность установления индивидуальных скидок
• Расчет текущего сальдо клиента, поиск должников и кредиторов
• Сопряжение с кассой (фискальные регистраторы ШТРИХ-М и/или АТОЛ)
• Соответствие 54ФЗ и работа с ОФД ON-LINE

Управление номенклатурой услуг

• Многотарифные справочники номенклатуры. Возможность указания цен по различным тарифам. Одна номенклатурная единица может иметь несколько цен по разным тарифам.
• Одновременное ведение множества справочников номенклатуры. Привязка номенклатурных групп товаров и услуг к структурным подразделениям (гостиница, филиалы, точки продажи и др.).
• Возможность настройки стандартных наборов услуг
• Настройка нормативов расхода материалов по каждому виду услуги / работы / товара

Учет расходных материалов и склад

• Приход материалов на склад
• Выдача материалов по подраздеелниям, помещениям и сотрудникам
• Перемещение материалов со склада на склад, из помещения в помещение
• Автоматическое списание материалов по нормативам расхода
• Расчет текущих остатков материалов на складе и на местах
• Учет документов (приходные, расходные накладные, акты списания)
• Учет продуктов и материалов по партиям
• Формирование сводок и детальных перечней по движению материалов
• Формирование оборотно-сальдовой ведомости
• Контроль минимальных остатков на складе
• Поддержка работы нескольких складов

Учет и анализ эффективности рекламы

• Регистрация рекламных источников
• Регистрация обращений клиентов по рекламным источникам
• Статистика по рекламе и ее эффективности

Учет и привлечение клиентов

• Учет постоянных клиентов - персон и организаций
• Объединение клиентов в группы по любым функциональным признакам
• Управление скидками и тарифами для разных клиентов и групп
• Отслеживание состояния каждого постоянного клиента и его истории (посещения, платежи и др.)
• Поиск клиентов по дате последнего посещения, сумме оплаты, категории и другим признакам
• Формирование листов обзвонов (list of calls) и списков рассылок
• Коллективная распечатка документов (приглашений, поздравлений и т.п.) для клиентов по настраиваемым шаблонам

Учет сотрудников и рабочего времени

• Ведение штатного расписания работы сотрудников
• Привязка позиций штатного расписания к подразделениям и участкам работы
• Ведение почасового графика работы
• Учет приходов и уходов сотрудников на рабочие места
• Учет рабочего времени по сотрудникам, подразделениям и компании в целом
• Табель работы сотрудников

Расчет зарплаты сотрудников

• Расчет сдельной зарплаты по выработке
• Расчет почасовой зарплаты
• Учет потерь зарплаты сотрудников от скидок
• Формирование сводной зарплатной ведомости

Управление бюджетом и финансовыми операциями

• Формирование моделей бюджета и статей доходов и расходов
• Иерархическая модель бюджета с любым уровнем вложенности
• Возможность формирования неограниченного количества моделей бюджета
• Учет начислений и платежей в привязке к контрагентам, счетам, сотрудникам, подразделениям, статьям доходов и расходов
• Сводные и детальные финансовые отчеты и статистика за любой период времени по контрагентам, подразделениям, специалистам и предприятию в целом

Управление задачами и поручениями и контроль исполнения

• Регистрация поручений и их распределение между сотрудниками
• Регистрация исполнения задач и поручений
• Отслеживание плановых и фактических сроков исполнения и система напоминаний
• Контроль состояния исполнения задач и поручений и (для сведения, в работе, критические, просроченные, выполненные в срок, выполненные с опозданием)
• Оперативный анализ состояния задач и поручений

Управление договорами и документами

• Единый реестр документов и поиски документов по их атрибутам
• Подготовка договоров по настраиваемым шаблонам с автоматическим заполнением шаблонных полей
• Возможность включения в документы таблиц, рисунков, сканированных изображений
• Печать договоров и любых документов по настраиваемым шаблонам

Статистика и отчеты

• Статистика по заселению и загрузке номерного фонда за любой период времени, по подразделениям / филиалам и предприятию в целом
• Сводки по персонам, сводки по помещениям, детальные списки заселения
• Сводки по дням, тренды по дням с расчетом среднего пребывания, количества проживающих, количества загруженных помещений
• Отчеты о продажах за любой период времени, по помещениям, сотрудникам, койко-местам
• Отчеты о выручке и расходах за любой период времени, по участкам, сотрудникам
• Сводные и детальные отчеты по объемам продаж по клиентам
• Сводные и детальные отчеты по номенклатуре услуг
• Сводные и детальные отчеты о работе сотрудников
• Статистика по счетам (количество счетов, средняя сумма счета и др.)
• Статистика по рекламе и ее эффективности

• Создание пользователей и установка паролей
• Распределение профильных рабочих мест между пользователями
• Распределение прав доступа к рабочим местам, данным и действиям между пользователями
• Автоматической протоколирование действий пользователей (добавление, изменение и удаление информации)
• Гибкая настройка протоколирования действия пользователя (у кого какие действия протоколировать)

• Автоматическое резервное копирование базы данных по заданному регламенту
• Восстановление базы данных из резервной копии
• Защита резервной копии базы данных средствами безопасности СУБД

Обмен с внешними системами

• Экспорт всех данных и отчетов в электронные таблицы MS Excel
• Экспорт всех данных и отчетов в текстовый формат (поля разделенные табуляцией) для их последующего импорта во внешние системы (например, в 1С)
• Импорт справочников и данных из внешних систем в согласованном формате

• Возможность работы нескольких территориально удаленных гостиниц и филиалов в единой базе данных
• Разграничение доступа пользователей к данным подразделений и филиалов
• Получение любой статистики по отдельным подразделениям и в целом по предприятию

Особенности графического интерфейса

• Интуитивно понятный интерфейс
• Использование векторной графики для представления структуры помещений в виде графических поэтажных планов
• В системе используется единая форма графического интерфейса, что существенно облегчает понимание системы и обучение персонала
• Единые правила работы со списками и формами
• Удобный и наглядный механизм задания любых комплексных запросов с использованием унифицированных навигаторов поиска, позволяющих задавать широкий выбор комбинаций критериев поиска в любом сочетании
• Использование цветовой палитры для выделения данных в зависимости от контекста задачи
• Использование графического представления результатов работы предприятия виде круговых диаграмм, графиков, трендов

За более подробной информацией обращайтесь к нам.